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Gerente de Projetos: Desenvolvendo habilidades e entendendo a gestão do tempo para melhor execução

Se você é gerente de projetos ou deseja se tornar um já deve ter consciência de quais habilidades deve ter e do quanto saber gerenciar o tempo é importante no desempenho de tarefas afim de melhores resultados. Neste post explicamos de maneira mais simples como se tornar mais eficiente, desenvolver habilidades básicas e desempenhar sua função de maneira menos complicada.

Mas o que faz um gerente de projetos?

O gerente de projetos é o profissional que vai planejar, executar e fazer todo o acompanhamento de um projeto e, isso exige competências específicas como ser comunicativo, gostar de desafios, ter comprometimento, responsabilidade e saber motivar a si mesmo e a sua equipe. Além de tudo isso, é claro que a qualidade do projeto será cobrada diretamente dele!

Habilidades vitais para um gerente de projetos

1. Ser organizado

Organização é fundamental! Não é possível gerenciar tarefas, datas de entrega, escalar um time de execução, se reunir com cliente, ter ciência de documentos e outras várias tarefas se não  for organizado e dinâmico.

Se esse não é o seu forte, começar a organizar coisas simples do dia a dia como suas roupas e a mesa de trabalho, por exemplo é uma boa ideia. Organização é hábito!

2. Ser líder

Sem liderança os projetos não são entregues. Simples assim! Se quer se tornar um gerente eficiente é preciso ser um líder e apoio para a equipe em todas as etapas do projeto. Um líder não deixa para depois o que pode fazer agora e incentiva outros a fazerem o mesmo.

3. Ser comunicativo

Todo o processo para que um projeto seja entregue da maneira como o cliente solicitou exige comunicação evitando problemas como perder tempo com funcionalidades não exigidas ou deixar para trás detalhes que podem fazer a diferença. O bom gerente entende e se faz entender.

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4. Ser negociador

Você vai ter que aprender a negociar com o seu chefe, com o seu cliente e com a sua equipe. Lidar com interesses e transformar o que o cliente está pedindo em algo coerente, por exemplo, exige jogo de cintura e competência que deve ser desenvolvida desde muito cedo.

5. Prever crises

Mapear os riscos de um projeto e tentar prever uma possível crise na equipe ou com o cliente evita problemas desnecessários. Desenvolva um olhar clínico sobre cada etapa do projeto!

6. Não fique em cima do muro

A tomada de decisão é primordial! Ter atitude diante dos riscos e propôr soluções baseadas em fatos aumenta a confiança do time e do cliente com relação ao seu trabalho.

7. Resiliência

O profissional que é valorizado e se diferencia hoje no mercado é o que resiste diante das dificuldades, o que levanta depois do tombo e tenta de novo se aquilo for o que realmente acredita.

A importância da gestão do tempo

Mais do que uma habilidade a ser desenvolvida, a gestão de tempo é o que determina o controle sobre todas as fases do projeto. Quantidade de pessoas envolvidas, datas de entrega e custos são alguns pontos determinados pelo tempo.

Veja como elaborar um cronograma que garanta a conclusão dos projetos no tempo estabelecido e que prevê ao máximo os problemas no meio do caminho.

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 Gerenciamento do cronograma

O cronograma torna o planejamento do projeto visual. Nele estão todas as atividades a serem feitas com  datas de entrega, facilitando a identificação de períodos  de maior esforço da equipe para cumprir prazos e auxiliando o gerente e a equipe a avaliarem seu desempenho, além de melhor estimativa de tempo por atividade, alocação de recursos e aumento contínuo de eficiência.

De forma básica, o cronograma deve conter:

  • Definição de atividades: definição de pacotes de trabalho, detalhamento de ações, sprints.
  • Sequência de ações: ações conectadas com antecessores e sucessores resultando em uma ordem lógica para maior agilidade.
  • Estimativa de recursos por etapa: físico, humano, tecnológico, financeiro…
  • Avaliação da duração das etapas: base para determinar a entrega final em 3 possibilidades.

São elas:

  1. Estimativa analógica: baseadas em projetos parecidos já realizados pela equipe;
  2. Estimativa paramétrica: usa algoritmos para estimativa precisa de tempo para cada atividade a ser realizada.
  3. Estimativa de 3 pontos: análise quantitativa do cenário otimista (tO), do pessimista (tP) e do provável(tM). Fórmula tE = (tO + 4tM + tP) / 6.

Para terminar é preciso determinar indicadores de desempenho e focar no cronograma garantindo que a equipe não se perca no meio do caminho e que as entregas sejam satisfatórias para o cliente. O uso de ferramentas de gestão podem ser muito úteis para otimizar sua relação com o tempo.

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Thaís Ribeiro

Profissional de marketing com mais de 6 anos de experiência em produção de conteúdo para a internet. Especialista em gestão de mídias digitais, fortalecimento de marca e eventos.

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