O que toda reunião deveria ter? Pequenas ações, grandes resultados

 

Olá tudo bem?

Eu visito vários clientes de diferentes verticais: varejo, mercado financeiro, farmacêutico e outros tantos.

Tenho notado que o número de reuniões feitas por diretores, gerentes e coordenadores toma grande parte, quando não, toda sua agenda do horário de expediente.

A consequência disto é que o trabalho, de fato, acaba tendo que ser feito depois o expediente, levando trabalho para casa ou trabalhando até mais tarde e aos finais de semana.

Ao trabalhar além do horário comercial muitas coisas importantes são sacrificadas: família, amigos, atividades físicas, eventos religiosos e tantos outros compromissos ficam para o segundo plano.

Com isto, estes executivos passam a demonstrar alguns sinais, que a primeiro momento, não são por eles notados e não são vinculados diretamente ao excesso de trabalho:

  • problemas de saúde: começando por gripes próximas uma da outra, travamento de colunas com aumento de gravidade com o passar do tempo
  • sentimento de impotência: começar o dia com X atividades para serem realizadas, terminar com 2X e não ter feito nenhuma das atividades planejadas, com a sensação que não consegue lutar contra isto
  • ansiedade: começando com compulsão pela comida até mesmo por perda de paciência por pouco motivo

Pequenas ações, grandes resultados

Ouvi esta semana, participando de uma reunião como observador, alguns comentários, muitos deles inconscientes, de seus participantes:

  • por que estou participando desta reunião?
  • imagina o quanto custou esta reunião?
  • muitos ignorando o que estava sendo dito, usando o celular ou computador

E realmente, muitas vezes, reuniões são feitas de forma desnecessária, gastando tempo e não se chega a nenhum objetivo.

Tudo isto acontece pois não se tomou o cuidado de se tomar pequenas ações antes de fazê-las.

Assim, a partir da experiência de que temos vivido na Tegra, percebemos que pequenas ações fazem toda a diferença para reuniões engajadoras e produtivas:

Antes da reunião

  • Verificar se a reunião é realmente necessária
  • Quais pessoas realmente precisam participar dela e por qual motivo
  • Enviar convite para que os participantes possam se planejar
  • Como organizador, pesquisar previamente sobre o tema da reunião, buscando casos de sucesso, boas práticas, conceitos, etc., para que sua colaboração seja importante e alimente ao grupo com mais informações pertinentes

No início da reunião

  • Escrever em local visível (lousa, flipchart, janela de vidro, etc.) o objetivo a ser atingido nesta reunião e manter visível por toda a reunião
  • Realizar um combinado com participantes de quais são as regras que todos aceitam em prol de uma reunião produtiva “Desligar celular”, “Não usar laptop”, “Não haver conversas paralelas”, “Se alguém sair para ir ao banheiro todos aguardam sua volta para continuar”. Este item é de extrema importância pois mais vale uma reunião dedicado de 30 minutos, do que uma de 2 horas em que a atenção seja dispersada
  • Definir o tempo (timebox) da reunião “temos que atingir este objetivo em 60 minutos”

Durante a reunião

  • Evitar o uso de apresentações e outras formas de apresentação onde um fala e vários escutam
  • O organizador (líder apoiador) deve garantir que todos participem ativamente da reunião, fazendo perguntas, pedindo opiniões, exemplo: “E você Karina, o que acha do que o Cláudio falou”, “Pedro, você não parece estar concordando com os demais. Fale um pouco sobre isto”
  • Alertar quanto ao uso do tempo: “Pessoal, já passamos 50% do tempo e não conseguimos evoluir”, “João, suas contribuições são ótimas porém precisamos nos atentar ao tempo e ser mais objetivos em nossos exemplos”

Ao final da reunião

  • Verificar com todos os participantes se o objetivo proposto foi alcançado
  • Listar ações e responsáveis geradas a partir deste encontro
  • Agendar o próximo encontro, se necessário

Experimente estas pequenas ações em seu dia a dia e me conte como foi, ok?

Até a próxima.

Go to the profile of Willian PolisWillian Polis – Co-fundador da Tegra

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